Dirigir un hotel significa gestionar muchas transacciones y registros financieros. Como propietario o gestor, es crucial mantener los libros equilibrados, controlar los gastos y contabilizar los ingresos. Sin embargo, incluso los hoteleros más dedicados pueden cometer errores.
Aquí hablaremos de los errores contables más comunes en un hotel y de cómo evitarlos para ayudarte a gestionar las finanzas de tu hotel con más eficacia.
Error nº 1: No registrar los ingresos con precisión
Uno de los errores contables más comunes en un hotel es el registro inexacto de los ingresos. En algunos casos, los ingresos pueden quedar totalmente sin registrar, lo que provoca estados financieros inexactos y posibles pérdidas económicas. Esto puede ocurrir cuando el personal no registra las ventas con precisión o cuando los pagos se pierden o se extravían.
La mejor forma de evitar este error es implantar procedimientos operativos estándar relativos al registro de transacciones que incluyan directrices claras sobre cómo realizar el seguimiento y el registro de los ingresos, asignando a un miembro del personal o a un equipo dedicado a conciliar los recibos de caja diarios con las ventas de las habitaciones, las ventas de los restaurantes y cualquier otra actividad generadora de ingresos dentro del hotel.
Error nº 2: Falta de seguimiento preciso de los gastos
Los hoteleros suelen tener varios departamentos en funcionamiento dentro de su hotel, y cada uno conlleva su propio conjunto de gastos. La falta de un seguimiento adecuado de los gastos de cada departamento puede dar lugar a informes financieros inexactos.
Para evitarlo, utiliza un sólido sistema de seguimiento financiero que permita introducir datos y categorizarlos fácilmente. Este sistema debe incluir todos los departamentos, desde la recepción hasta la limpieza, el restaurante y el mantenimiento. Asigna a alguien de cada departamento la tarea de introducir los gastos y pídele que los envíe a un departamento central donde un contable pueda revisar las entradas, clasificarlas correctamente y hacer un seguimiento a lo largo del año.
Error nº 3: No conciliar los extractos bancarios
No conciliar los extractos bancarios con regularidad es una forma segura de exponer tu hotel a fraudes, errores y comisiones por descubierto. No conciliar los extractos bancarios significa que puedes pasar por alto cualquier error cometido por los empleados o discrepancias entre los ingresos y las comisiones cobradas por el banco.
Para evitar este error tan común, asegúrate de conciliar los extractos bancarios inmediatamente después de recibirlos y programa revisiones periódicas para auditar tus cuentas bancarias. Utiliza un software de gestión de cuentas bancarias para seguir y clasificar los gastos automáticamente, liberando tiempo del personal para otras tareas importantes en tu hotel.
Error nº 4: No supervisar las cuentas por cobrar
Aunque las cuentas por cobrar desempeñan un papel importante en la contabilidad de un hotel, es fácil que se pasen por alto. Desde huéspedes que se marchan sin pagar las facturas del restaurante hasta facturas impagadas de las habitaciones, hay muchas formas de crear cuentas por cobrar. Si no se vigilan de cerca, pueden provocar importantes pérdidas económicas.
Para evitar este error, asigna a un miembro del personal la revisión periódica de todas las cuentas por cobrar, asegurándote de que no haya cuentas pendientes de cobro durante demasiado tiempo. Las cuentas vencidas deben recibir llamadas de seguimiento, correos electrónicos o cartas para recordar al cliente la cantidad que debe. Establece un plazo estricto para efectuar el pago y marca las cuentas que hayan entrado en la zona de morosidad.
Error nº 5: No presupuestar correctamente
Un presupuesto sólido es esencial para el éxito de cualquier hotel, pero no presupuestar con precisión puede provocar falta de liquidez y otros contratiempos financieros. Algunos hoteleros no tienen en cuenta todos los costes que conlleva el funcionamiento del hotel, así como los altibajos de la ocupación de habitaciones y la estacionalidad.
Para evitar este error, asegúrate de elaborar un presupuesto detallado que tenga en cuenta todos los costes relacionados con el hotel, incluidos salarios, gastos e impuestos. Revisa el presupuesto anualmente y prepárate para ajustarlo en función de los cambios del sector, las tendencias y otros factores que puedan afectar a la salud financiera de tu hotel.
Los errores contables en un hotel pueden ser costosos, pero son totalmente evitables. Desarrollando procedimientos y sistemas de gestión financiera adecuados, los hoteleros pueden eliminar errores comunes y mantener sus libros equilibrados. Con revisiones y una gestión presupuestaria coherentes, los propietarios de hoteles pueden crear un entorno financieramente estable que beneficie a todos los implicados.
