El PMS (Property Management System) es una herramienta que permite administrar de manera integral un establecimiento hotelero. Va mucho más allá de la gestión de reservas y de la entradas y salidas de los huéspedes. Es un elemento esencial para conseguir una experiencia óptima del cliente y para obtener un mayor rendimiento.
Un PMS cloud además aprovecha todas las ventajas de la nube para la gestión de los hoteles. Pero no basta con eso, sino que también es necesario que cumpla con una serie de características para que sea un software de gestión eficaz.
Esto es todo lo que debe incluir un PMS Cloud para que sea perfecto:
Tiene que ofrecer toda la información de interés en un solo vistazo. Esto se consigue mediante un cuadro de mandos o dashboard donde se reflejen los indicadores de interés. Aparece la información de valor para el negocio que ayude a tomar las decisiones adecuadas. La presentación visual es importante ya que el contenido se debe poder comprender rápidamente.
Por eso se usan gráficos, comparativas, avisos, etc. que ayuden al usuario a entender mejor toda la información. Debe reflejar fielmente las llegadas, las salidas, el estado de la limpieza y todo aquello que resulte esencial.
Debe permitir organizar un calendario de manera eficiente. El PMS cloud debe ayudar a organizar las actividades de un hotel a lo largo del tiempo. El calendario es la herramienta clave para ello. Debe ofrecer versatilidad permitiendo mover, arrastrar, clonar cualquier tipo de dato.
Además, cómo las reservas de los hoteles se realizan con bastante antelación es necesario que el calendario sea infinito. Se debe poder consultar cualquier fecha con facilidad o comprobar el estado general mediante una opción de zoom.
Su interfaz ha de ser fácil e intuitiva. El PMS cloud debe ser amigable para el usuario. Las herramientas que ofrece deben estar siempre a la vista y tener un fácil acceso. Debe ofrecer prestaciones que siempre aporten funcionalidad al trabajo y las tareas que se tienen que realizar.
Un valor añadido es que integre aplicaciones como Whatsapp que son usados de manera habitual por los clientes. De esta manera se logra que el flujo de información sea mucho más eficaz.
Tiene que ofrecer una visión analítica de valor. Esto se consigue mediante reportings e informes que deben contar con la posibilidad de ser personalizados por el usuario. Un PMS Cloud siempre debe contar con este tipo de prestaciones que son muy útiles para la gestión de un hotel.
También debe permitir filtrar, realizar búsquedas y exportar la información. La versatilidad debe ser una de sus principales características.
Debe facilitar el trabajo mediante automatismos. Las funciones de un PMS Cloud deben girar en torno a la simplificación de tareas. Existen determinadas acciones en la gestión de un hotel que son necesarias pero muy repetitivas (por ejemplo, el envío de la llave digital al cliente o el cobro de la estancia).
Con esto también se consigue que el servicio al cliente se vea mejorado. Al necesitar menos tiempo en la gestión se puede atender mejor a las necesidades de los huéspedes. De esta manera se conseguirá un grado de satisfacción más alto y el establecimiento hotelero adquirirá más prestigio.
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