Check in Sime Hotel: cómo completarlo paso a paso hoy

Para completar el check in en Sime Hotel (Hestia PMS) el huésped recibe un enlace por correo, escanea su documento de identidad con OCR, revisa los datos, firma el contrato digitalmente, elige habitación y liquida el pago pendiente. Según WaitQ en su informe de 2026, todo el proceso puede completarse en menos de 90 segundos frente a los 5 a 8 minutos del registro manual.

TL;DR

• El check in online de Hestia PMS se activa desde la WebAPP y envía el enlace al huésped automáticamente al confirmar la reserva.
• El huésped escanea su documento, revisa los datos, firma digitalmente y paga el saldo pendiente sin pasar por recepción.
• Si el OCR falla, hay seis causas frecuentes con solución directa: iluminación, ángulo, documento dañado, tipo de documento no soportado, resolución baja y funda protectora.
• El recepcionista gestiona todo desde el panel hotel de la Hestia WebAPP: calendario de habitaciones, estado de cada check in y asignación de llaves.
• Cuando el alojamiento quiere el parte de viajeros dentro del propio PMS y no en un módulo aparte, un PMS en la nube como Hotelgest lo lleva en la cuota y se conecta a las OTA con el complemento Channel Manager.

Qué es el check in online en Sime Hotel (Hestia PMS) y por qué importa

El check in online de Hestia PMS es una funcionalidad de la WebAPP de Grupo Sime que permite al huésped completar el registro de entrada antes de llegar al alojamiento. El proceso sustituye el formulario en papel del mostrador por un flujo digital: enlace por correo, escaneo de documento, firma electrónica y pago.

El argumento operativo es claro. El registro manual ocupa entre 5 y 8 minutos por huésped. Con el pre-registro online, ese mismo proceso baja a menos de 90 segundos. En un alojamiento con diez entradas simultáneas en hora punta, eso marca la diferencia entre una cola visible y una recepción sin esperas.

El contexto del mercado también empuja en esta dirección. Según SiteMinder, el 65 % de todas las reservas de viajes a nivel mundial se realizan ya a través de canales online. Un huésped que reserva desde el móvil espera gestionar también la llegada desde el móvil. Ofrecerle un check in presencial obligatorio genera fricción donde no debería haberla.

Hestia PMS gestiona reservas, planificación de ocupación, facturación digital y flujos automatizados de entrada y salida. El check in online no es un complemento externo: forma parte del mismo sistema que el recepcionista ya usa para el calendario de habitaciones y los partes de viajeros.

Para alojamientos que evalúan opciones más amplias, un PMS para hoteles en la nube lleva el parte de viajeros y la factura firmada en la cuota, y suma como complementos la WebApp del huésped para el check-in online, el Motor de reservas directo y el Channel Manager. Los alojamientos que quieren gestionar la recepción autónoma sin personal permanente en el mostrador pueden encontrar en esa arquitectura una base práctica. Esa comparación es útil tenerla en mente antes de configurar cualquier flujo de check in.

La activación del check in online en Hestia requiere configurarlo desde el panel hotel de la WebAPP. Una vez activo, el sistema envía el enlace al huésped de forma automática al confirmar la reserva, sin intervención manual del personal.

Cómo hacer el check in en Sime Hotel paso a paso

El flujo tiene seis pasos. El huésped los completa desde cualquier dispositivo con conexión; el recepcionista solo interviene si hay una incidencia.

1. Accede al enlace de la confirmación de reserva. El huésped recibe un correo de confirmación que incluye el enlace directo al formulario de check in online de Hestia PMS. No hace falta descargar ninguna aplicación. Al pulsar el enlace se abre la WebAPP en el navegador del móvil o del ordenador.
2. Escanea el documento de identidad. La WebAPP activa la cámara del dispositivo para capturar el DNI, pasaporte o tarjeta de residencia. El módulo OCR lee los datos del documento y rellena automáticamente los campos del formulario de registro: nombre, apellidos, número de documento, fecha de nacimiento y nacionalidad. El huésped no teclea nada si el escaneo es correcto. Para obtener una lectura limpia, conviene sostener el documento a unos 20-30 cm de la cámara, con luz uniforme y sin reflejos.
3. Revisa los datos importados y firma el contrato de estancia. Una vez que el OCR completa los campos, el huésped los revisa en pantalla y corrige cualquier error antes de continuar. A continuación, el sistema muestra el contrato de estancia con las condiciones del alojamiento. El huésped firma digitalmente con el dedo o el ratón. Esta firma tiene validez legal y queda almacenada en el expediente de la reserva.
4. Selecciona la habitación. Si el alojamiento tiene activada la selección de habitación por parte del huésped, en este paso aparece el plano o la lista de habitaciones disponibles. El huésped elige la que prefiere según tipo, planta o vista. Si la opción no está habilitada, el sistema asigna habitación automáticamente según la configuración del panel hotel.
5. Añade servicios adicionales. Dependiendo de la configuración del alojamiento, el flujo puede incluir un paso para añadir extras antes de cerrar el proceso. El huésped los selecciona o los omite antes de pasar al pago.
6. Liquida el saldo pendiente. Si queda algún importe por cobrar en la reserva, el último paso es el pago online. El huésped introduce los datos de su tarjeta o usa el método de pago configurado por el alojamiento. Al confirmar el pago, el check in queda completado y el recepcionista recibe la notificación en el panel hotel.

El personal de recepción no necesita intervenir en ninguno de los seis pasos salvo que el huésped tenga una duda o el sistema detecte una anomalía en el documento.

Un check in completado antes de la llegada significa que la llave o el código de acceso puede estar listo desde el momento en que el huésped cruza la puerta.

¿Qué pasa si el escáner OCR no reconoce el documento del huésped?

El OCR falla por razones concretas, no al azar. Identificar la causa reduce el tiempo de resolución a menos de un minuto.

Las seis causas más frecuentes son estas:

• Iluminación insuficiente o excesiva. Una habitación muy oscura o un flash directo sobre el documento puede dificultar la lectura. Busca una fuente de luz uniforme y evita reflejos sobre la superficie del documento.
• Ángulo de captura incorrecto. Si el documento no está paralelo a la cámara, la perspectiva distorsiona los caracteres. El huésped debe colocar el documento sobre una superficie plana y capturarlo desde arriba, con la cámara perpendicular al documento.
• Documento físicamente dañado. Un DNI con la zona de lectura mecánica (MRZ) rayada, doblada o desgastada produce errores de lectura. En ese caso, la entrada manual de datos es la única alternativa. El recepcionista puede completar el registro desde el panel hotel introduciendo los datos a mano.
• Tipo de documento no soportado. No todos los documentos de identidad extranjeros tienen el mismo formato. Si el OCR falla de forma sistemática con un tipo de documento concreto, confírmalo con Grupo Sime para saber si ese formato es compatible con el módulo.
• Resolución de cámara baja. Dispositivos muy antiguos con cámaras de baja resolución pueden no capturar suficiente detalle. En ese caso, el huésped puede completar el proceso desde otro dispositivo o el recepcionista introduce los datos manualmente.
• Funda o protector sobre el documento. Capturar el documento dentro de una funda de plástico genera reflejos que bloquean la lectura. Hay que retirar siempre la funda antes de escanear.

Check-in Scan es el módulo que Hestia PMS usa para el escaneo de documentos y el envío de partes de viajeros. Si los errores OCR persisten con un tipo de documento concreto, la incidencia debe reportarse directamente al soporte de Check-in Scan, ya que la compatibilidad de formatos depende de ese módulo, no del PMS en sí.

Nota: Algunos usuarios han reportado que la interfaz móvil de Check-in Scan puede resultar poco intuitiva en determinados flujos, según reseñas recogidas en trustpilot.com y hotelfaro.es. Si el huésped tiene dificultades, el recepcionista puede completar el escaneo desde la WebAPP del panel hotel.

Cómo se ve el proceso desde la Hestia WebAPP: panel hotel y flujo de recepción

El recepcionista gestiona todo el flujo de check in desde la Hestia WebAPP, sin necesidad de acceder a sistemas externos. El panel hotel centraliza el estado de cada reserva, el calendario de habitaciones y las notificaciones de check in completado.

Al entrar en el panel hotel, la vista principal muestra el calendario de ocupación con las llegadas previstas para el día. Cada reserva aparece con un indicador de estado: pendiente de check in, check in completado por el huésped, o llegada sin pre-registro. Eso permite al recepcionista saber de un vistazo qué huéspedes ya han completado el proceso online y cuáles necesitan atención en el mostrador.

Cuando el huésped termina el check in desde su dispositivo, el panel hotel actualiza el estado de esa reserva en tiempo real. El recepcionista recibe la notificación, revisa que los datos del documento sean correctos y confirma la asignación de habitación. Si el alojamiento usa llaves electrónicas, este es el momento en que el sistema puede generar el código o la llave digital.

Para los huéspedes que llegan sin haber completado el pre-registro, el recepcionista puede iniciar el proceso directamente desde el panel hotel. Introduce los datos del documento a mano o usa el escáner conectado al equipo de recepción, completa los campos del formulario y cierra el check in desde la misma interfaz.

La WebAPP también permite gestionar el check out desde el mismo entorno. El recepcionista cierra la estancia, genera la factura y libera la habitación para housekeeping, todo desde la misma pantalla donde gestionó la entrada.

¿Cómo funciona el early check-in y qué configuración requiere en Hestia?

El early check-in permite al huésped acceder a la habitación antes de la hora oficial de entrada, siempre que el alojamiento lo haya habilitado y haya una habitación disponible. No es un proceso automático: el recepcionista o el sistema deben confirmar la disponibilidad real antes de aprobar la solicitud.

Para activarlo, el alojamiento configura desde el panel hotel si el early check-in está disponible, en qué franja horaria y si lleva un cargo adicional. Esa configuración determina lo que ve el huésped cuando completa el pre-registro: si el alojamiento lo permite, el formulario puede mostrar la opción de solicitar entrada anticipada y, en su caso, el importe del suplemento.

Si el alojamiento cobra un suplemento por entrada anticipada, el recepcionista gestiona ese cobro según el flujo de pago configurado en el panel hotel.

Desde el panel hotel, el recepcionista ve qué reservas tienen solicitud de early check-in activa. Puede aprobarlas manualmente o dejar que el sistema las gestione según la disponibilidad configurada. Si no hay habitación lista a la hora solicitada, el recepcionista puede reasignar o comunicar al huésped una hora alternativa.

Un punto práctico: el early check-in solo tiene sentido si el flujo de housekeeping está coordinado con el calendario de llegadas. Si el parte de limpieza no refleja el estado real de cada habitación, la aprobación automática puede generar conflictos. Hestia PMS incluye el módulo Hercules para mantenimiento, lo que permite cruzar el estado de las habitaciones con las solicitudes de entrada anticipada antes de confirmarlas.

Envío automático de partes de viajeros y cumplimiento legal con Hestia

En España, los alojamientos están obligados a remitir los datos de los viajeros a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado en un plazo máximo de 24 horas desde la entrada. Hestia PMS cubre esta obligación a través de su integración con Check-in Scan.

Cuando el huésped completa el escaneo del documento durante el check in online, Check-in Scan captura los datos necesarios para el parte de viajero: nombre, apellidos, número de documento, tipo de documento, fecha de nacimiento, nacionalidad y fecha de entrada. El sistema genera el parte automáticamente y lo envía al registro oficial que corresponda según la normativa aplicable al alojamiento.

Para profundizar en cómo gestionar el software de registro de viajeros de forma automatizada, ese proceso está explicado con detalle en el blog de Hotelgest.

El recepcionista no necesita rellenar ni enviar el parte de forma manual. El panel hotel muestra el estado de cada reserva, lo que facilita el seguimiento de los envíos antes de cerrar el turno.

Si el huésped no completa el check in online antes de llegar, el recepcionista realiza el escaneo del documento en el mostrador con Check-in Scan. El parte se genera igualmente de forma automática a partir de ese escaneo, sin cambiar el flujo de envío.

Un aspecto a tener en cuenta: algunos usuarios han señalado que Check-in Scan ha aplicado incrementos de precio significativos entre periodos de renovación, según reseñas recogidas en trustpilot.com. Si el coste del módulo es un factor relevante para tu alojamiento, conviene revisar las condiciones de renovación antes de comprometerte a largo plazo.

Cuándo un PMS en la nube con el parte de viajeros en la cuota puede ser la mejor alternativa

Hestia PMS cubre el check in online con solidez, pero hay alojamientos que llegan a un punto donde gestionar módulos separados, como Check-in Scan para documentos, un channel manager externo y un motor de reservas independiente, genera más coste y más fricción que un PMS que lleva el parte de viajeros en la cuota y trabaja con el channel manager y el motor de reservas sobre el mismo calendario.

Ese punto suele llegar cuando el alojamiento crece en habitaciones, abre una segunda propiedad o necesita que reservas, pagos y housekeeping compartan los mismos datos en tiempo real sin sincronizaciones manuales.

Hotelgest es un PMS en la nube. En la cuota van la recepción, las reservas, los cobros, la factura firmada y el parte de viajeros; el Channel Manager (con Channex), el Motor de reservas y Housekeeping se suman como complementos, cada uno con su tarifa, y las llaves electrónicas son una integración con cerraduras. Los planes parten desde 55 €/mes hasta 5 habitaciones, con precio final calculado según el tipo y tamaño del alojamiento.

Si tu alojamiento ya paga por varios módulos sueltos, merece la pena comparar el coste total antes de renovar.

Prices and plan limits verified as of October 2026.

Conclusión

El check in online de Hestia PMS reduce el registro de entrada a menos de 90 segundos para el huésped y elimina la intervención manual del recepcionista en los seis pasos del flujo. El panel hotel centraliza el estado de cada llegada, el envío de partes de viajeros se automatiza a través de Check-in Scan, y el early check-in se gestiona sin cobros separados en recepción.

Para activar el check in online, entra en el panel hotel de la Hestia WebAPP, habilita la funcionalidad y comprueba que el enlace de confirmación llega correctamente al huésped antes de la primera llegada.