Parte de Viajeros: Obligaciones Legales para Hoteles y Alojamientos en España

Si gestionas un hotel, apartamento turístico o casa rural en España, el parte de viajeros es una de tus obligaciones legales más inmediatas. Cada huésped que se aloja en tu establecimiento genera un parte que debes remitir a las autoridades en un plazo máximo de 24 horas. Incumplirlo no es una cuestión menor: las sanciones por infracciones graves alcanzan los 30.000 EUR.

Este artículo explica qué es el parte de viajeros, qué datos exige la normativa vigente, a quién afecta, cómo funciona el envío a SES Hospedajes y cómo puedes automatizar el proceso sin que cada check-in te consuma media mañana.

Qué es el parte de viajeros y por qué existe

El parte de viajeros es el documento con el que los establecimientos de hospedaje comunican a las autoridades los datos de las personas alojadas. Su finalidad es de seguridad pública: permite al Ministerio del Interior y a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado saber en tiempo real quién se hospeda dónde en territorio español.

La obligación no es nueva. Existe desde hace décadas en forma de libro de registro físico. Lo que cambió es el formato y el canal: desde la entrada en vigor del Real Decreto 933/2021, el envío se realiza electrónicamente a través de la plataforma SES Hospedajes, gestionada por la Secretaría de Estado de Seguridad.

La obligación afecta a todos los establecimientos que presten servicios de hospedaje con carácter profesional, sin importar su tamaño ni categoría. Hoteles, hostales, pensiones, apartamentos turísticos, casas rurales, campings y cualquier alojamiento que reciba huéspedes de forma habitual están incluidos.

Qué datos recoge el parte de viajeros

El RD 933/2021 amplió considerablemente los datos que deben recogerse por cada viajero. Ya no basta con nombre, apellidos y número de documento. El parte actual exige:

• Nombre y apellidos del viajero
• Tipo y número de documento de identidad (DNI, pasaporte, NIE, permiso de residencia)
• Número de soporte del documento (el código impreso en el reverso del DNI o en el pasaporte)
• Fecha de nacimiento
• Sexo
• Nacionalidad
• País de residencia habitual
• Dirección de residencia habitual (calle, municipio, provincia, código postal, país)
• Número de teléfono de contacto
• Correo electrónico de contacto
• Fecha de entrada al alojamiento
• Número de días de estancia previstos
• Relación del viajero con el contrato (titular o acompañante mayor de 14 años)

Es una lista bastante más larga que la del antiguo libro de registro. Para propiedades que reciben varios grupos al día, recopilar y enviar estos datos manualmente por cada persona puede suponer entre 20 y 30 minutos por check-in.

Menores de 14 años

Los menores de 14 años no generan parte propio, pero deben constar en el registro del establecimiento como acompañantes del titular del contrato. No se les exige número de documento ni datos de contacto independientes.

Grupos y reservas de agencia

Cuando la reserva la gestiona una agencia o un grupo organizado, el titular del contrato puede ser la agencia o el responsable del grupo. Aun así, cada viajero mayor de 14 años debe figurar individualmente en el parte. Esto complica la operativa de grupos grandes si no tienes un sistema que permita la carga masiva de datos.

Plazos y canal de envío: SES Hospedajes

El plazo legal para remitir el parte es de 24 horas desde la entrada del huésped. No desde la reserva, sino desde el momento en que el viajero se registra en el establecimiento.

El canal obligatorio desde el 2 de diciembre de 2024 es la plataforma SES Hospedajes, accesible a través del portal de la Secretaría de Estado de Seguridad. Los envíos pueden realizarse de tres formas:

• Formulario web manual en el portal de SES Hospedajes — adecuado solo para establecimientos con volumen de entradas muy bajo.
• Webservice (API) para integración directa desde un PMS, que permite el envío automático en tiempo real.
• Carga masiva por fichero en formato XML o JSON, útil para propiedades que consolidan varios registros antes de enviarlos.

En cuanto superas dos o tres entradas diarias, el formulario manual deja de ser viable. El tiempo de introducción de datos, sumado al riesgo de error humano, hace que la integración vía API sea el camino más razonable.

Cada check-in manual a SES Hospedajes puede consumir entre 20 y 30 minutos. Con cuatro entradas al día, eso es casi dos horas de trabajo administrativo que no genera ningún ingreso.

Sanciones por incumplimiento

El régimen sancionador del RD 933/2021 distingue tres niveles:

• Infracciones leves — avisos o multas de menor cuantía por errores formales o retrasos puntuales con causas justificadas.
• Infracciones graves — multas que pueden alcanzar los 30.000 EUR por incumplimientos sistemáticos, envíos fuera de plazo reiterados o datos incompletos de forma habitual.
• Infracciones muy graves — suspensión temporal de la actividad o cierre del establecimiento en los casos más severos.

La Dirección General de la Policía es el organismo competente para la inspección y la sanción. Desde que el cumplimiento se volvió exigible en diciembre de 2024, los establecimientos que no habían adaptado sus procesos quedaron expuestos a estas consecuencias.

No es un riesgo teórico. La obligación está activa y los plazos de adaptación ya vencieron.

Quién está obligado: tipos de alojamiento

La normativa no hace distinciones por tamaño ni categoría. Están obligados a remitir el parte de viajeros:

• Hoteles, hostales, pensiones y moteles
• Apartamentos turísticos y viviendas de uso turístico
• Casas rurales y alojamientos de turismo rural
• Campings y áreas de autocaravanas con servicios de hospedaje
• Albergues y hostels
• Cualquier establecimiento que preste servicios de alojamiento con carácter habitual y retribuido

Esto incluye tanto los alojamientos con licencia de actividad turística como los que operan bajo licencias de arrendamiento de corta duración. Si cobras por alojar a personas, estás obligado.

Propietarios de múltiples unidades

Los gestores de varios apartamentos turísticos bajo distintas licencias deben remitir partes de viajeros para cada unidad de forma independiente. Cada propiedad tiene su propia alta en SES Hospedajes y sus propios registros. Para quien gestiona entre 3 y 15 unidades, esto multiplica la carga administrativa si no tienes una herramienta que centralice el envío desde un único panel.

Cómo automatizar el envío del parte de viajeros

La automatización se apoya en dos elementos: la recogida de datos del huésped y la integración con la API de SES Hospedajes.

Recogida de datos en el check-in

El punto más crítico es capturar los datos correctos antes o durante el check-in. Hay tres enfoques habituales:

• Check-in presencial con lector de documentos — el recepcionista escanea el documento y el software extrae automáticamente los campos requeridos. Reduce errores de transcripción y acelera el proceso.
• Check-in online previo a la llegada — el huésped introduce sus datos desde su dispositivo antes de llegar. El sistema valida la información y la prepara para el envío. Especialmente útil en propiedades sin recepción 24 horas o con acceso autónomo.
• Formulario en recepción — el método más básico: el huésped rellena un formulario físico o digital y el personal lo transcribe al sistema.

El check-in online previo tiene una ventaja clara: cuando el huésped llega, los datos ya están en el sistema y el parte puede enviarse en segundos.

Integración con SES Hospedajes vía PMS

Un PMS con integración nativa a SES Hospedajes envía el parte automáticamente dentro del plazo de 24 horas sin que el personal tenga que acceder al portal de la Secretaría de Estado ni rellenar ningún formulario adicional. El flujo es:

1. El huésped hace check-in (presencial u online).
2. El sistema registra los datos requeridos.
3. El PMS genera el parte en el formato exigido y lo envía a la API de SES Hospedajes.
4. El sistema registra la confirmación de envío y la almacena en el historial de la reserva.

Este flujo elimina el riesgo de olvido, reduce los errores de transcripción y libera al personal de recepción para tareas que sí generan valor.

Hotelgest incluye esta integración de forma nativa: el envío a SES Hospedajes se realiza automáticamente dentro del plazo legal, sin herramientas externas ni módulos adicionales. El mismo sistema gestiona también el reporte al INE y el cálculo de la tasa turística, obligatoria en muchos municipios.

Parte de viajeros e INE: dos obligaciones distintas

Es habitual confundir el parte de viajeros con la Encuesta de Ocupación en Alojamientos Turísticos del INE. Son obligaciones distintas con organismos y plazos diferentes.

• Parte de viajeros (SES Hospedajes) — obligación de seguridad pública, gestionada por el Ministerio del Interior. Plazo: 24 horas desde la entrada del viajero. Afecta a todos los establecimientos de hospedaje.
• Encuesta de Ocupación (INE) — obligación estadística, gestionada por el Instituto Nacional de Estadística. Se reporta mensualmente. Afecta a establecimientos por encima de ciertos umbrales de tamaño y categoría.

Ambas requieren datos de ocupación y viajeros, pero los canales, los formatos y los plazos son completamente independientes. Un PMS que integre las dos evita la doble introducción de datos.

Errores frecuentes que generan sanciones

Conocer los errores más comunes ayuda a evitarlos antes de que se conviertan en un expediente sancionador:

• Enviar el parte fuera del plazo de 24 horas, aunque los datos sean correctos.
• Omitir el número de soporte del documento — uno de los campos que más establecimientos pasan por alto al migrar desde el antiguo libro de registro.
• No registrar a los acompañantes mayores de 14 años cuando el titular del contrato es el único que firma en recepción.
• Usar datos de la reserva en lugar de datos del documento — el nombre en la reserva puede no coincidir con el nombre legal en el documento de identidad.
• No conservar los registros — la normativa exige guardar los datos durante un período determinado. Perder los registros por un cambio de software o un fallo de sistema puede ser sancionable.
• Alta incorrecta del establecimiento en SES Hospedajes — cada unidad debe estar dada de alta correctamente. Un error en el alta puede invalidar todos los envíos posteriores.

Qué buscar en un PMS para cumplir con el parte de viajeros

Si estás evaluando un sistema de gestión y el cumplimiento normativo es una prioridad, estos son los criterios que marcan la diferencia:

• Integración nativa con SES Hospedajes, no como módulo de pago adicional.
• Envío automático dentro del plazo de 24 horas, sin intervención manual.
• Check-in online que permita recoger los datos del huésped antes de la llegada.
• Historial de envíos con confirmación de recepción por parte de SES Hospedajes, para poder demostrar el cumplimiento ante una inspección.
• Soporte para múltiples propiedades desde un único panel, si gestionas más de una unidad.
• Integración con INE para no duplicar la introducción de datos estadísticos.

Hotelgest está construido específicamente para el mercado español, con SES Hospedajes, INE y tasa turística integrados en el núcleo del sistema.

Automatiza el envío del parte de viajeros

Envío automático a SES Hospedajes desde el check-in, sin herramientas externas.

[Ver Hotelgest](/)

Cumplir sin perder tiempo en cada check-in

El parte de viajeros es una obligación real, activa y con consecuencias económicas serias. La buena noticia es que, con el sistema adecuado, el cumplimiento deja de ser una tarea manual y pasa a ser parte automática del proceso de check-in.

Si tu alojamiento todavía gestiona los partes de forma manual o con herramientas que no están integradas con SES Hospedajes, cada día que pasa es un riesgo innecesario. Comprueba si tu PMS actual cubre esta obligación de forma nativa — y si no lo hace, es el momento de cambiarlo.