Los informes que sí hacen falta para llevar un alojamiento

Todos los sistemas de gestión presumen de tener cien informes. En la práctica, en un alojamiento se miran tres o cuatro, y el resto existen para que alguien los ponga en el folleto.

Estos son los que de verdad se usan, con la frecuencia con la que se usan.

A diario: el parte del día

Es el que se abre a primera hora, antes del café.

• Llegadas previstas, con las que no han hecho el check-in online.
• Salidas, con las que tienen cuenta pendiente.
• Habitaciones ocupadas esta noche.
• Habitaciones bloqueadas y por qué.
• Cobros pendientes de hoy.

Con eso se organiza el turno, se ordena la limpieza y se sabe a quién hay que llamar. Si tarda más de diez segundos en salir, nadie lo abrirá el día que haya lío, que es justo el día que hace falta.

A diario: cierre de caja

Lo cobrado por cada medio de pago, cuadrado con lo que dice el sistema. Descuadres pequeños todos los días son un proceso roto, no mala suerte.

Semanal: previsión de ocupación

El único informe que mira hacia delante: qué llevas vendido para las próximas semanas comparado con el mismo periodo del año pasado.

Es el que permite reaccionar. Un fin de semana flojo detectado con tres semanas de margen todavía se puede llenar; detectado el jueves, no.

Semanal: producción por canal y por segmento

Cuánto ha entrado por cada canal, con su ADR y su comisión, y cuánto por cada segmento —directo, OTA, empresa, agencia, grupo—.

Es el que contesta la única pregunta que importa en distribución: qué canal te está saliendo a cuenta de verdad, una vez descontada la comisión y contando la duración media de la estancia que trae.

Semanal: housekeeping

Habitaciones limpiadas por persona, tiempo medio y repasos. No para vigilar a nadie: para dimensionar. Si el equipo llega justo todos los sábados, el sábado es el día que hay que reforzar.

Mensual: cuenta de explotación por área

Ingresos y gastos separados por alojamiento, restauración y otros ingresos. Es el que dice qué parte del negocio tira del resto, y no se puede sacar de la contabilidad financiera sin repartir gastos: hace falta contabilidad analítica.

Mensual: indicadores

Ocupación, ADR, RevPAR y, si hay extras, TrevPAR. Comparados con el mismo mes del año anterior, que es la única comparación que significa algo.

La condición que hace que se usen

Que estén listos sin trabajo previo.

Es la parte que casi nunca se dice: un informe que exige exportar dos ficheros y cruzarlos en una hoja de cálculo no es un informe, es una tarea. Y las tareas se dejan de hacer en cuanto llega temporada alta, que es exactamente cuando más falta hacen los datos.

Si los informes contestan en el momento y desde el móvil, se miran. Si hay que montarlos, se miran en enero y ya no.