El planning de reservas: qué es y cómo se usa bien

Si le quitas a una recepción todas las pantallas menos una, se queda con el planning. Es donde se ve quién llega, quién se va, qué habitación está libre el jueves y dónde encaja la llamada que está entrando ahora mismo.

Y es también donde se nota, en cinco minutos, si un sistema está pensado por alguien que ha estado detrás de un mostrador.

Qué es

Un calendario de doble entrada: las habitaciones en vertical, los días en horizontal, y cada reserva como una barra que ocupa las noches contratadas.

Lo importante no es el dibujo, es lo que se puede leer sin abrir nada: qué hay vendido, qué queda libre, qué llega hoy, qué se va, qué está sucio y qué está bloqueado.

Qué tiene que verse de un vistazo

Estado de cada reserva

confirmada, sin garantizar, en casa, salida hecha. Por color, no por texto.

Estado de la habitación

limpia, sucia, en limpieza, bloqueada por avería.

Los huecos

la noche suelta entre dos reservas es la que cuesta dinero y la que hay que ver sin buscarla.

Pendiente de cobro

qué reservas llegan sin pagar, antes de que estén en el mostrador.

Peticiones especiales

cuna, planta baja, llegada tardía. Ahí, no en una nota aparte que nadie abre.

Qué se hace encima

Un planning que solo se mira es medio planning. Sobre el calendario tienen que resolverse las operaciones del día sin abrir cinco pantallas:

Mover una reserva de habitación arrastrándola, con el sistema avisando si la nueva no encaja por tipo o por fechas.

Alargar o acortar una estancia estirando la barra, recalculando el precio.

Bloquear una habitación por avería, y que housekeeping se entere.

Abrir la ficha completa desde la propia barra: acompañantes, cargos, cobros, notas.

Crear la reserva en el hueco donde estás mirando, sin volver a teclear las fechas.

En qué se nota que uno es malo

Tarda. Si el calendario de un mes con cuarenta habitaciones necesita varios segundos para pintarse, recepción deja de usarlo en cuanto hay cola y vuelve al papel.

No cabe. Un planning que solo enseña una semana obliga a navegar para responder «¿tenéis sitio del 12 al 19?».

Miente. Si el estado de limpieza se actualiza por la tarde porque alguien lo teclea al terminar el turno, el planning enseña la mañana, no el ahora.

No deja tocar nada. Ver sin poder actuar obliga a duplicar el trabajo en otra pantalla.

Los errores que evita uno bueno

La sobreventa, primero: dos reservas sobre la misma habitación se ven al instante si el inventario es uno solo y las reservas de los portales entran solas.

El hueco tonto de una noche entre dos estancias, que con una llamada y un cambio de habitación se convierte en una noche vendida.

La habitación que se da por buena y no está limpia, que es la peor forma de empezar una estancia.

Y la salida que se marcha con cargos sin facturar, que aparece a fin de mes sin nadie a quien reclamársela.

Así es como está pensado el planning del PMS: para responder de un vistazo y dejar operar encima.