Registro viajeros Guardia Civil: cómo cumplirlo 2026

Si buscas «registro viajeros Guardia Civil» esperando encontrar Webpol o el antiguo sistema de Hospederías, ya no existen. Desde 2023, el Ministerio del Interior unificó toda la obligación en una sola plataforma: SES.HOSPEDAJES. El libro registro de viajeros ya no se gestiona con la Guardia Civil ni con la Policía Nacional por separado. Hay un único canal, un único plazo de 24 horas y sanciones si no cumples. Este artículo explica cómo cumplir con esa obligación tal como está en vigor.

TL;DR

• Webpol y Hospederías están cancelados. SES.HOSPEDAJES es el único canal válido desde 2022.
• La obligación aplica a todos los alojamientos, profesionales y privados, sin excepción.
• Tienes 24 horas desde la llegada del huésped para enviar el parte.
• En Cataluña y el País Vasco hay que hacer un doble envío a las policías autonómicas.
• Guardar el acuse de recibo durante un mínimo de tres años es obligatorio.

¿Qué es el registro de viajeros y por qué ya no se gestiona con la Guardia Civil?

El Real Decreto 933/2021 derogó los dos sistemas anteriores, Webpol (Guardia Civil) y Hospederías (Policía Nacional), y creó el libro registro de viajeros unificado. La norma entró en aplicación efectiva en 2023 y desde entonces el registro de huéspedes del Ministerio del Interior se canaliza exclusivamente a través de SES.HOSPEDAJES.

La obligación no distingue entre hoteles, apartamentos turísticos o alquileres vacacionales privados. Si cobras por alojar a alguien, debes comunicar sus datos. El plazo es siempre el mismo: 24 horas desde la llegada, sin excepciones.

SES.HOSPEDAJES centraliza la comunicación digital de viajeros al Ministerio del Interior, sustituyendo los flujos separados que antes gestionaban la Guardia Civil y la Policía Nacional. En 2026 se espera que una orden ministerial concrete los requisitos técnicos pendientes del RD 933/2021, y que la integración con el sistema europeo de Entrada/Salida (EES) añada campos adicionales para viajeros no comunitarios. Ambas novedades afectarán al formulario, pero no cambian el canal ni el plazo.

¿Qué datos hay que incluir en el parte de viajeros?

SES.HOSPEDAJES exige más campos que el antiguo libro registro de viajeros de la Guardia Civil. Estos son los datos obligatorios que debes recoger en cada check-in:

Datos de identificación del viajero

• Nombre completo y apellidos
• Tipo y número de documento (DNI, pasaporte, NIE)
• Fecha de nacimiento
• Sexo
• Nacionalidad
• País de residencia habitual

Datos de la estancia y la transacción

• Fecha y hora de entrada
• Fecha prevista de salida
• Número de habitación o unidad
• Precio pactado por la estancia
• Método de pago utilizado

Datos de parentesco (cuando aplica)

• En reservas con menores o grupos familiares, hay que indicar el vínculo con el titular de la reserva para los viajeros sin documento propio.

Recoger estos datos en papel y luego transcribirlos al portal es la causa principal de errores y envíos fuera de plazo. Más adelante se explica cómo automatizarlo.

Cómo darse de alta y enviar el parte en SES.HOSPEDAJES paso a paso

El registro de viajeros en SES.HOSPEDAJES tiene seis pasos en orden. No puedes saltarte ninguno porque cada uno depende del anterior.

1. Accede a la sede electrónica del Ministerio del Interior para llegar al portal oficial de SES.HOSPEDAJES.
2. Identifícate con certificado digital, Cl@ve o DNI electrónico. Sin una de estas tres vías no puedes completar el alta ni firmar los envíos.
3. Registra el establecimiento con el nombre, dirección, número de registro turístico y datos del titular.
4. Recoge los datos del huésped durante el check-in, incluidos los campos de transacción. Necesitas el documento de identidad original para copiar todos los campos obligatorios.
5. Envía el parte dentro de las 24 horas siguientes a la llegada. Accede al portal, rellena el formulario con los datos recogidos y confirma el envío.
6. Descarga y guarda el acuse de recibo. El sistema genera un justificante por cada parte enviado; consérvalo durante un mínimo de tres años como prueba de cumplimiento.

SES.HOSPEDAJES experimentó inestabilidades técnicas durante su fase de implantación. Si el portal no responde justo antes de que expire tu plazo, queda constancia del intento fallido, pero la responsabilidad del envío sigue siendo tuya. Por eso conviene no esperar a las últimas horas.

¿Hay excepciones regionales? Cataluña, País Vasco y el doble envío

En la mayoría de comunidades autónomas, enviar el parte a SES.HOSPEDAJES es suficiente. En Cataluña y el País Vasco, no.

Los alojamientos catalanes deben comunicar los datos de viajeros también a los Mossos d'Esquadra, y los vascos a la Ertzaintza, además del envío obligatorio al Ministerio del Interior. Es un doble envío real: dos sistemas, dos flujos, el mismo plazo. Si solo envías a SES.HOSPEDAJES desde Cataluña o el País Vasco, no estás cumpliendo la obligación completa.

Chekin gestiona envíos automáticos a SES.HOSPEDAJES, Mossos d'Esquadra y Ertzaintza desde una sola herramienta. Eso elimina el riesgo de olvidar uno de los dos canales en una noche de alta ocupación.

¿Qué pasa si el número de viajeros no coincide con el primer envío?

Puede ocurrir: un huésped llega más tarde, un menor no estaba en la reserva original, o cometiste un error al transcribir los datos. En ese caso debes enviar un parte complementario o corregido a través del mismo portal de SES.HOSPEDAJES.

Lo que no puedes hacer es ignorar la discrepancia. Las autoridades cruzan los datos del parte con los registros de ocupación, y una diferencia sin justificar puede derivar en un expediente sancionador.

La mejor práctica es revisar cada parte antes de enviarlo y no esperar a las 24 horas para detectar errores. Si el check-in es digital y el huésped introduce sus propios datos, los errores de transcripción desaparecen casi por completo.

Automatizar el registro de viajeros: herramientas y recepción autónoma

Enviar el parte a mano cada vez que llega un huésped funciona si tienes dos o tres reservas por semana. Con más volumen, el proceso manual acumula errores y consume tiempo de recepción que podrías dedicar a otra cosa.

Estas son las principales opciones para automatizar el registro en SES.HOSPEDAJES:

SES.HOSPEDAJES nativo

el portal oficial del Ministerio dispone de envíos manuales y, para volúmenes altos, integración por API. Sin coste adicional, pero requiere desarrollo técnico propio.

Check-in Scan

recoge los datos del documento del huésped de forma automática y los envía a SES.HOSPEDAJES sin almacenar imágenes del documento, en cumplimiento del RGPD. Garantiza la transmisión aunque el portal del gobierno esté temporalmente caído.

Chekin

automatiza el registro y el envío a SES.HOSPEDAJES, Mossos d'Esquadra y Ertzaintza, y se integra con distintos PMS y motores de reservas.

Si quieres gestionar toda la recepción autónoma sin personal presencial, el enfoque cambia. Ahí entran en juego el check-in online, las llaves electrónicas y la sincronización con el calendario de reservas.

Hotelgest es un PMS en la nube que centraliza recepción, reservas, pagos, housekeeping y facturación en una sola plataforma, e incluye el envío automático de partes de viajeros a las autoridades. Los planes y precios están disponibles en /planes.

Prices and plan limits verified as of October 2026.

Conclusión

El registro de viajeros en España tiene un único canal desde 2023: SES.HOSPEDAJES. Webpol y el sistema de Hospederías ya no funcionan, y la obligación aplica a todos los alojamientos que cobran por hospedar, sin importar su tamaño o si son profesionales o privados. El plazo es 24 horas desde la llegada, el acuse de recibo hay que guardarlo tres años, y en Cataluña y el País Vasco hay que enviar también a las policías autonómicas.

Si aún gestionas el parte a mano, empieza por revisar si tu proceso actual cubre todos los campos de transacción que exige el RD 933/2021, especialmente el precio pactado y el método de pago, porque son los que más se olvidan. Si ya tienes volumen suficiente para que el proceso manual sea un problema, compara las opciones de automatización por lo que te cuestan en tiempo de recepción, no solo en precio.