SES Hospedajes: qué es y cómo enviar los partes de viajeros correctamente

Enviar los partes de viajeros a la Policía Nacional, la Guardia Civil o los Mossos d'Esquadra de forma automática desde tu PMS es posible desde que SES Hospedajes habilitó su API de integración. El proceso requiere registrarte en el portal del Ministerio del Interior, obtener tus credenciales de acceso y conectarlas a tu sistema de gestión. A partir de ahí, cada check-in genera y transmite el parte sin intervención manual.

Si todavía lo haces a mano, o no tienes claro si tu PMS está realmente enviando los partes dentro del plazo legal, esta guía te explica cómo configurar la conexión paso a paso, cómo verificar que funciona y qué hacer cuando algo falla.

TL;DR

• SES Hospedajes es la plataforma del Ministerio del Interior que centraliza el registro de viajeros para Policía Nacional, Guardia Civil y Mossos d'Esquadra. La obligación de envío electrónico entró en vigor en diciembre de 2024.
• El plazo máximo es de 24 horas desde el momento del check-in, no desde la hora oficial de entrada.
• La integración vía API requiere credenciales propias del alojamiento obtenidas en el portal de SES Hospedajes — no las del proveedor de software.
• Hotelgest envía los partes automáticamente en cuanto se registra al huésped, tanto en check-ins presenciales como en entradas autónomas.
• Las sanciones por incumplimiento alcanzan los 30.000 EUR en infracciones muy graves; el Ministerio tiene trazabilidad total de cada envío.

Por qué el envío manual a SES Hospedajes es un riesgo operativo

El envío manual crea una dependencia directa de una persona concreta. Si esa persona está ocupada, enferma o de vacaciones, el parte no sale. Y el Ministerio del Interior no acepta esa justificación como defensa en un expediente sancionador.

El problema se agrava en check-ins autónomos. Si el huésped accede con llave electrónica sin pasar por recepción, no hay nadie que recuerde abrir el portal del Ministerio y rellenar el formulario. El parte sencillamente no se envía.

La automatización no es una comodidad. Para cualquier alojamiento con más de cuatro o cinco entradas semanales, es la única forma de garantizar el cumplimiento sistemático.

Qué es SES Hospedajes y quién está obligado

SES Hospedajes (Sistema de Entrada y Salida de Hospedajes) es el registro electrónico del Ministerio del Interior al que deben conectarse todos los establecimientos que prestan servicios de alojamiento en España. Sustituye al antiguo modelo de partes en papel. El marco legal es el Real Decreto 933/2021, de 26 de octubre.

La norma aplica a:

• Hoteles, hostales y pensiones
• Apartamentos turísticos y viviendas de uso turístico
• Alojamientos rurales y casas de turismo rural
• Campings y albergues
• Cualquier establecimiento que preste servicio de alojamiento de forma habitual o esporádica

No existe umbral mínimo de habitaciones ni de plazas. Un apartamento con una sola unidad tiene exactamente las mismas obligaciones que un hotel de 200 habitaciones.

Los tres cuerpos receptores: Policía Nacional, Guardia Civil y Mossos d'Esquadra

SES Hospedajes centraliza el envío, pero los datos llegan a cuerpos distintos según la ubicación del alojamiento. El cuerpo receptor determina qué comisaría o comandancia gestiona un eventual expediente sancionador, pero no cambia el proceso técnico de envío desde tu PMS.

• Policía Nacional — Cuerpo receptor en municipios con comisaría de Policía Nacional. Cubre la mayoría de capitales de provincia y ciudades grandes.
• Guardia Civil — Cuerpo receptor en municipios sin comisaría de Policía Nacional: zonas rurales, municipios pequeños y costeros fuera de capitales. Si tu alojamiento está en un pueblo o en una zona de costa sin presencia de Policía Nacional, tus partes los recibe la Guardia Civil.
• Mossos d'Esquadra — Cuerpo receptor en Cataluña. Los alojamientos catalanes envían los partes a través del mismo portal SES Hospedajes, pero los datos son accesibles para los Mossos como policía autonómica con competencias plenas en el territorio.

El proceso de envío vía API es idéntico para los tres cuerpos. SES Hospedajes enruta los datos internamente según el municipio registrado en tu ficha de establecimiento. No necesitas configurar nada diferente según el cuerpo receptor.

Qué datos exige cada parte y el plazo de 24 horas

Para cada huésped mayor de 14 años debes comunicar:

• Nombre y apellidos completos
• Tipo y número de documento de identidad (DNI, NIE, pasaporte, permiso de residencia)
• País de emisión del documento
• Fecha de nacimiento
• Sexo
• Nacionalidad
• Fecha de entrada al alojamiento
• Número de contrato o referencia de la reserva

Los menores de 14 años que viajan acompañados se registran bajo los datos del adulto responsable, indicando el número de menores en el parte.

La omisión de cualquier campo impide la validación del parte. Un parte incompleto tiene el mismo efecto legal que uno no enviado.

El plazo de las 24 horas

El plazo empieza a contar desde el momento en que el huésped formaliza el registro, no desde la hora oficial de check-in. Si un huésped llega a las 23:00 y completa el registro a esa hora, el parte debe estar en SES Hospedajes antes de las 23:00 del día siguiente.

El problema aparece con llegadas tardías, check-ins autónomos o cuando el envío depende de que alguien lo recuerde. La automatización elimina esa dependencia.

Cómo configurar el envío automático desde Hotelgest: paso a paso

Paso 1: Obtén tus credenciales en SES Hospedajes

Antes de configurar nada en tu PMS, necesitas las credenciales propias de tu alojamiento en el portal del Ministerio del Interior. No son las credenciales de Hotelgest ni de ningún proveedor de software — son tuyas como titular del establecimiento.

1. Accede al portal de SES Hospedajes en hospedajes.ses.mir.es.
2. Regístrate como establecimiento de alojamiento con tu NIF o CIF y los datos del titular.
3. Una vez validado el registro, el sistema te asigna un código de establecimiento y desde ahí generas un token de API (o credenciales de acceso para integración).
4. Descarga o copia el token de API. Lo necesitarás en el paso siguiente. No lo compartas ni lo publiques.

Si ya tienes cuenta en SES Hospedajes pero enviabas los partes manualmente, el token de API puede generarse desde la configuración de tu perfil sin necesidad de crear una cuenta nueva.

Paso 2: Introduce las credenciales en Hotelgest

Con el token de API en mano, accede a la configuración de integraciones en Hotelgest:

1. Ve a Configuración → Integraciones → SES Hospedajes.
2. Introduce tu código de establecimiento y el token de API obtenidos en el paso anterior.
3. Selecciona el cuerpo receptor correspondiente a tu municipio (Policía Nacional, Guardia Civil o Mossos d'Esquadra). Hotelgest lo detecta automáticamente según el municipio registrado en tu ficha, pero conviene verificarlo.
4. Guarda los cambios. El sistema realiza una llamada de prueba a la API del Ministerio para verificar que las credenciales son válidas.

Si la llamada de prueba devuelve error, revisa que el token de API no tenga espacios al inicio o al final y que el código de establecimiento coincida exactamente con el asignado por SES Hospedajes.

Paso 3: Activa el envío automático

Una vez validadas las credenciales:

1. En la misma sección de configuración, activa el interruptor "Envío automático de partes".
2. Define el momento de envío: en cuanto se completa el check-in es la opción recomendada. Algunos alojamientos prefieren programarlo para una hora fija nocturna, pero esto aumenta el riesgo de superar el plazo de 24 horas en llegadas tardías.
3. Activa la opción "Incluir menores" si tu alojamiento recibe familias con niños — el sistema añadirá automáticamente el número de menores al parte del adulto responsable.
4. Guarda la configuración.

A partir de este momento, cada check-in registrado en Hotelgest genera y transmite el parte a SES Hospedajes sin intervención manual.

Paso 4: Verifica que el primer envío fue exitoso

No asumas que funciona porque no hay errores visibles. Verifica el primer envío real:

1. Tras el primer check-in después de activar la integración, ve a Recepción → Partes de viajeros.
2. Localiza el parte correspondiente a ese huésped. Debe aparecer con estado "Enviado" y una marca de tiempo.
3. Comprueba que el acuse de recibo de SES Hospedajes está registrado — Hotelgest guarda la respuesta de confirmación del Ministerio por cada envío.
4. Si el estado aparece como "Pendiente" pasados cinco minutos del check-in, revisa la sección de errores (ver Paso 5).

Guarda el acuse de recibo del primer envío. En caso de inspección, es la prueba de que el sistema estaba operativo desde el primer día.

Paso 5: Configura las alertas de error

La automatización no elimina los fallos — los gestiona. Configura las alertas para que un error no pase desapercibido:

1. Ve a Configuración → Notificaciones → SES Hospedajes.
2. Activa las alertas por email o SMS para envíos fallidos.
3. Define el destinatario: el responsable de recepción o el gestor del alojamiento.
4. Activa también la alerta de "Parte pendiente pasadas 12 horas" — te da margen para resolver el problema antes de que expire el plazo de 24 horas.

Qué hacer si un envío falla: guía de troubleshooting

Los errores de envío tienen causas concretas. Estos son los más frecuentes y cómo resolverlos:

Error: "Credenciales inválidas" o "Token expirado". El token de API de SES Hospedajes tiene una vigencia limitada. Si caduca, todos los envíos fallan silenciosamente hasta que lo renuevas. Accede al portal de SES Hospedajes, genera un nuevo token y actualízalo en Hotelgest (Configuración → Integraciones → SES Hospedajes).

Error: "Documento de identidad no válido". El número de documento introducido durante el check-in tiene un formato incorrecto o contiene caracteres no permitidos. Abre el parte con error, corrige el número de documento y reenvía manualmente desde Recepción → Partes de viajeros → Reenviar.

Error: "Campo obligatorio vacío". Falta alguno de los campos requeridos por SES Hospedajes. Suele ocurrir con la fecha de nacimiento o el país de emisión del documento en reservas importadas desde OTA con datos incompletos. Completa los datos del huésped en su ficha y reenvía el parte. Si el problema es recurrente con reservas de una OTA concreta, revisa qué campos mapea el channel manager.

Error: "Establecimiento no reconocido". El código de establecimiento introducido en Hotelgest no coincide con el registrado en SES Hospedajes. Verifica el código en el portal del Ministerio y corrígelo en la configuración de la integración.

Error: "Servicio no disponible" o timeout. SES Hospedajes tiene ventanas de mantenimiento programadas, generalmente de madrugada. Si el envío falla por caída temporal del sistema del Ministerio, Hotelgest reintenta automáticamente cada 30 minutos durante las siguientes 6 horas. No es necesaria intervención manual salvo que el reintento automático no resuelva el problema pasadas las 6 horas; en ese caso, reenvía manualmente y documenta el intento fallido con la marca de tiempo.

Parte en estado "Pendiente" sin mensaje de error. Puede indicar un problema de conectividad entre Hotelgest y la API del Ministerio. Verifica que el servidor del alojamiento tiene salida a internet sin restricciones de firewall hacia los dominios de SES Hospedajes. Si el problema persiste, contacta con soporte de Hotelgest con el ID del parte afectado.

Las sanciones por incumplimiento del RD 933/2021

El régimen sancionador clasifica las infracciones en tres niveles:

El Ministerio del Interior tiene acceso al registro completo de envíos de cada establecimiento. El historial de incumplimientos agrava la clasificación en inspecciones posteriores. No existe periodo de gracia una vez iniciado el expediente sancionador.

La única defensa efectiva es demostrar que el parte se envió dentro del plazo legal. El acuse de recibo que guarda Hotelgest por cada envío es esa prueba.

SES Hospedajes, INE y tasa turística: tres obligaciones distintas

Es habitual confundirlas. Son tres sistemas independientes:

• SES Hospedajes — Registro de datos de viajeros para el Ministerio del Interior. Plazo: 24 horas desde el check-in.
• Estadística de Ocupación del INE — Encuesta mensual del Instituto Nacional de Estadística sobre pernoctaciones y viajeros. Obligatoria para establecimientos incluidos en la muestra del INE.
• Tasa turística — Impuesto autonómico o municipal sobre el alojamiento, vigente en Cataluña, Baleares, Aragón y otras comunidades. La gestión y liquidación varía según la comunidad autónoma.

Hotelgest integra los tres módulos en una sola plataforma.

Las cifras de sanciones indicadas en este artículo corresponden al régimen sancionador del Real Decreto 933/2021 según la clasificación del Ministerio del Interior. Cada expediente se valora de forma individual según la gravedad y reincidencia.