ERP y hoteles: qué es, qué no es y cuándo hace falta

«¿Necesito un ERP?» es una pregunta que a los hoteles pequeños les llega de fuera del sector, normalmente de un asesor que viene de la industria o de un comercial que vende uno.

La respuesta corta es casi siempre no. Pero conviene saber por qué, porque la parte del ERP que sí hace falta es real y hay que resolverla de alguna manera.

Qué es un ERP

Un ERP —planificación de recursos empresariales— es el sistema donde una empresa lleva su administración: contabilidad, facturación, compras, almacén, activos, nóminas y tesorería. Nació en la industria, donde el negocio es fabricar y mover producto.

Un ERP no sabe nada de habitaciones, de tarifas por día ni de canales de venta. Sabe de asientos, de proveedores y de existencias.

Qué es un PMS, y por qué no es lo mismo

El PMS es el sistema del alojamiento: reservas, planning, precios, canales, check-in, housekeeping, cuenta del huésped y facturación de la estancia.

Ahí está la diferencia. El ERP gestiona la empresa; el PMS gestiona la operación que da de comer a esa empresa. Un ERP no puede vender una habitación y un PMS no lleva la nómina.

Dicho de otro modo: en un hotel, lo que en la industria sería «producción» ocurre íntegramente dentro del PMS.

Dónde se tocan

Hay tres puntos donde los dos mundos se encuentran, y son los que de verdad importan:

• La factura emitida. La estancia se factura en el PMS y ese ingreso tiene que llegar a la contabilidad con su asiento, sin que nadie lo copie.
• El almacén y las compras. Si tienes restaurante, el consumo se descuenta de existencias y las compras a proveedores entran por el otro lado.
• La tesorería. Los cobros de la pasarela y los cargos de las OTA tienen que cuadrar con lo que dice el banco.

En un alojamiento pequeño esos tres puntos se resuelven sin ERP: con una contabilidad integrada en el propio sistema y con un traspaso ordenado a la gestoría.

Cuándo empieza a compensar un ERP

No es cuestión de número de habitaciones, sino de complejidad.

Varias sociedades. Si el grupo tiene sociedades distintas, con consolidación y operaciones entre ellas, la contabilidad se sale de lo que resuelve un PMS.

Volumen de compras y almacén. Un hotel con banquetes y varios puntos de venta mueve escandallos, mermas y proveedores como una empresa de restauración.

Plantilla grande. Nóminas, turnos y convenios con muchos empleados piden herramienta propia.

Activos e inversiones. Amortizaciones de reformas y planes de inversión a varios años.

Con uno o dos alojamientos, una plantilla pequeña y un restaurante de servicio a huéspedes, un ERP añade coste y trabajo sin quitar ninguno.

Si acabas teniendo los dos

La regla que evita casi todos los problemas: cada dato tiene un dueño.

La reserva, la tarifa, la disponibilidad y la cuenta del huésped viven en el PMS. El asiento contable, el proveedor y el activo viven en el ERP. La factura la emite el PMS y viaja al ERP; nunca al revés, y nunca las dos cosas a la vez.

Cuando esa frontera no está clara, aparece el peor de los escenarios: dos sistemas con dos verdades y una persona cuadrándolas a mano cada mes.