Le chiavi digitali permettono agli ospiti di accedere alle loro camere tramite cellulare, tessera NFC o codice PIN, eliminando del tutto la necessità di chiavi fisiche. Hotelgest integra le serrature di Salto KS, TTLock, Tesa, Yacan e altre ancora, e lega l'accesso allo stato reale di ogni prenotazione: pagamento, check-in online, pulizia e orario di ingresso. Il risultato è un'esperienza di accesso senza contatto che riduce le chiamate alla reception di oltre il 60% e consente arrivi autonomi h24, per hotel, appartamenti turistici e gestori di più strutture.
Come funziona
Le chiavi digitali sono sistemi di accesso che sostituiscono le chiavi e le tessere fisiche con un PIN monouso, un'app mobile o una tessera NFC. Collegate al PMS Hotelgest, il codice viene generato e revocato automaticamente in base allo stato della prenotazione: l'ospite può entrare solo quando ha pagato, ha completato il check-in online, la camera è ispezionata ed è arrivata l'ora di ingresso. Nessun accesso resta attivo più a lungo del necessario.
Con la camera assegnata e la serratura attiva, il PIN viene generato al momento del check-in o in anticipo.
Pagamento al 100%, check-in effettuato, camera ispezionata e ora di ingresso: solo allora si sblocca.
Il PIN scade con le date e viene revocato al check-out, senza ritirare né disattivare tessere.
Momento 01 · Preparazione
Con la camera assegnata e la serratura attiva nello Store, il codice viene generato al check-in o in anticipo con il pre-check-in per gli arrivi tardivi.
Momento 02 · Reception
Da Apri porte generi o consulti il PIN e apri da remoto la porta della camera o delle aree comuni. Lo stesso codice compare nel report Arrivi.
Momento 03 · Ospite
Nella WebApp dell'ospite, il PIN copiabile e l'apertura da remoto compaiono solo se la prenotazione è pagata, il check-in online è completato, la camera è ispezionata ed è arrivata l'ora di ingresso.
Momento 04 · Zone
Configuri porte pubbliche e private, raggruppi gli accessi per zone e definisci porte ereditate: aprendo la camera si aprono in sequenza le zone comuni collegate, anche legate a un articolo a pagamento.
Momento 05 · Uscita
Il PIN smette di funzionare quando termina il soggiorno, senza che nessuno debba ritirare o disattivare nulla. Meno chiavi attive di troppo, meno superficie di errore.
Momento 06 · Operatività
Ogni struttura ha le sue porte, le sue integrazioni e i suoi permessi. Definisci per ruolo chi apre le porte e gestisci più appartamenti o edifici dallo stesso account.
Cosa fa smettere di squillare il telefono
L'accesso senza contatto elimina gli ostacoli più comuni dell'arrivo: l'ospite non deve passare dalla reception, non dipende dagli orari di consegna delle chiavi e non può smarrire una tessera fisica. Secondo i dati del settore, il 78% dei viaggiatori preferisce poter accedere alla propria camera senza aspettare al banco. Con le chiavi digitali integrate nel PMS, ogni arrivo – anche quelli tardivi o autonomi – si risolve senza l'intervento del team.
Arrivo tardivo
“Arriviamo alle undici di sera, come entriamo?”
Il pre-check-in genera il PIN in anticipo, con la relativa finestra di validità, per arrivi tardivi o autonomi.
Codice
“Mi rimandi il codice?”
Il PIN copiabile e l'apertura da remoto vivono nella WebApp dell'ospite, disponibili quando la prenotazione è pronta.
Aree comuni
“E il portone, come si apre?”
Con le porte ereditate, aprire la camera apre in sequenza il portone, l'ascensore o il parcheggio collegati.
Uscita
“Dove lasciamo le chiavi?”
In nessun posto. Il PIN scade con le date della prenotazione e si revoca da solo al check-out.
Sicurezza
“Chi altro può entrare lì?”
Nessuno fuori dalle regole: prenotazione pagata, check-in effettuato, camera ispezionata e ora di ingresso raggiunta.
Ruoli e permessi
L'integrazione nativa di Hotelgest con i principali produttori di serrature – Salto KS, TTLock, Tesa (Assa Abloy), Yacan Smart, Danalock e Homeit – significa che l'accesso si gestisce direttamente dalla prenotazione, senza piattaforme intermedie né configurazioni parallele. Più di 110 permessi per modulo, azione e struttura garantiscono che ogni ruolo del team (reception, housekeeping, direzione) abbia esattamente il livello di accesso di cui ha bisogno e che ogni apertura venga registrata nello storico della prenotazione.
Più di 110 permessi per modulo, azione e struttura. Dalla direzione alla pulizia, ogni ruolo arriva con il suo ambito già definito.
Regoli ogni ruolo interruttore per interruttore: la reception incassa e apre le porte, ma non tocca la configurazione.
La chiave viene generata, utilizzata e revocata con il suo storico nella prenotazione. Se qualcosa non quadra, vedi chi e quando.
Accessi senza tessere smarrite
Non si tratta solo di aprire una porta. Si tratta di generare accessi con regole, collegarli alla prenotazione e allo stato di pulizia, e controllarli per struttura e per ruolo.
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Arrivi autonomi senza reception, con la WebApp dell'ospite.
Vedi la funzionalitàLa porta si apre solo quando la camera è ispezionata.
Vedi la funzionalitàLa porta si apre solo con la prenotazione pagata: incassi e cauzioni dallo stesso link.
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