Les clés numériques permettent aux clients d'accéder à leur chambre avec leur mobile, une carte NFC ou un code PIN, en supprimant totalement le besoin de clés physiques. Hotelgest intègre les serrures Salto KS, TTLock, Tesa, Yacan et d'autres, et lie l'accès à l'état réel de chaque réservation : paiement, check-in en ligne, nettoyage et heure d'arrivée. Résultat : une expérience d'accès sans contact qui réduit de plus de 60 % les appels à la réception et permet des arrivées autonomes 24 heures par jour, pour les hôtels, les appartements touristiques et les gestionnaires de plusieurs établissements.
Comment ça marche
Les clés numériques sont des systèmes d'accès digitaux qui remplacent les clés et les cartes physiques par un PIN à usage unique, une application mobile ou une carte NFC. Connectées au PMS Hotelgest, elles génèrent et révoquent le code automatiquement selon l'état de la réservation : le client ne peut entrer que lorsqu'il a payé, qu'il a terminé le check-in en ligne, que la chambre est inspectée et que l'heure d'arrivée est atteinte. Aucun accès ne reste actif plus longtemps que nécessaire.
Avec la chambre attribuée et la serrure active, le PIN est généré au check-in ou à l'avance.
Paiement à 100 %, check-in effectué, chambre inspectée et heure d'arrivée : ce n'est qu'alors qu'elle se déverrouille.
Le PIN expire avec les dates et se révoque au check-out, sans récupérer ni désactiver de cartes.
Moment 01 · Préparation
Avec la chambre attribuée et la serrure active dans la Store, le code est généré au check-in ou à l'avance avec le pré-check-in pour les arrivées tardives.
Moment 02 · Réception
Depuis Ouvrir les portes, vous générez ou consultez le PIN et ouvrez à distance la porte de la chambre ou des zones communes. Le même code apparaît dans le rapport Arrivées.
Moment 03 · Client
Dans la WebApp du client, le PIN copiable et l'ouverture à distance n'apparaissent que si la réservation est payée, le check-in en ligne est fait, la chambre est inspectée et l'heure d'arrivée est atteinte.
Moment 04 · Zones
Vous configurez des portes publiques et privées, regroupez les accès par zones et définissez des portes héritées : à l'ouverture de la chambre, les zones communes associées s'ouvrent en séquence, y compris lorsqu'elles sont liées à un article payant.
Moment 05 · Sortie
Le PIN cesse de fonctionner à la fin du séjour, sans que personne n'ait à récupérer ou désactiver quoi que ce soit. Moins de clés actives en trop, moins de risques d'erreur.
Moment 06 · Opérations
Chaque établissement a ses portes, ses intégrations et ses autorisations. Vous définissez par rôle qui ouvre les portes et gérez plusieurs appartements ou immeubles depuis le même compte.
Ce qui ne fait plus sonner le téléphone
L'accès sans contact supprime les frictions les plus courantes à l'arrivée : le client n'a pas besoin de passer par la réception, ne dépend pas des horaires de remise des clés et ne peut pas perdre une carte physique. Selon des données du secteur, 78 % des voyageurs préfèrent pouvoir accéder à leur chambre sans attendre au comptoir. Avec des clés numériques intégrées au PMS, chaque arrivée, même tardive ou autonome, se règle sans intervention de l'équipe.
Arrivée tardive
« Nous arrivons à onze heures du soir, comment entrons-nous ? »
Le pré-check-in génère le PIN à l'avance, avec sa fenêtre de validité, pour les arrivées tardives ou autonomes.
Code
« Pouvez-vous me redonner le code ? »
Le PIN copiable et l'ouverture à distance se trouvent dans la WebApp du client, disponibles quand la réservation est prête.
Espaces communs
« Et l'entrée de l'immeuble, comment l'ouvre-t-on ? »
Avec les portes héritées, ouvrir la chambre ouvre en séquence l'entrée de l'immeuble, l'ascenseur ou le parking associés.
Sortie
« Où laissons-nous les clés ? »
Nulle part. Le PIN expire avec les dates de la réservation et se révoque automatiquement au check-out.
Sécurité
« Qui d'autre peut entrer là-bas ? »
Personne en dehors des règles : réservation payée, check-in effectué, chambre inspectée et heure d'arrivée atteinte.
Rôles et autorisations
L'intégration native d'Hotelgest avec les principaux fabricants de serrures — Salto KS, TTLock, Tesa (Assa Abloy), Yacan Smart, Danalock et Homeit — signifie que l'accès se gère directement depuis la réservation, sans plateformes intermédiaires ni configurations parallèles. Plus de 110 autorisations par module, action et établissement garantissent que chaque rôle de l'équipe (réception, housekeeping, direction) dispose exactement du niveau d'accès dont il a besoin, et que chaque ouverture est enregistrée dans l'historique de la réservation.
Plus de 110 autorisations par module, action et établissement. De la direction au nettoyage, chaque rôle a son périmètre déjà défini.
Vous ajustez chaque rôle interrupteur par interrupteur : la réception encaisse et ouvre les portes, mais ne touche pas à la configuration.
La clé est générée, utilisée et révoquée avec son historique dans la réservation. Si quelque chose ne va pas, vous voyez qui et quand.
Accès sans cartes perdues
Ce n'est pas seulement ouvrir une porte. C'est générer des accès avec des règles, les relier à la réservation et à l'état de nettoyage, et les contrôler par établissement et par rôle.
Continuez à explorer
Arrivées autonomes sans réception, avec la WebApp du client.
Voir la fonctionnalitéLa porte ne s'ouvre que lorsque la chambre est inspectée.
Voir la fonctionnalitéLa porte ne s'ouvre qu'avec la réservation payée : encaissements et cautions depuis le même lien.
Voir la fonctionnalitéFAQ
Questions fréquentes avant de demander une démo.
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