Der digitale DNI tritt am 2. April 2026 in Kraft

Was passiert mit der Identifizierung der Gäste, wenn der digitale DNI am 2. April 2026 in Kraft tritt? Die Registrierung bleibt Pflicht, aber das physische Dokument ist in vielen Fällen nicht mehr der einzige gültige Weg. Ihre Rezeption braucht einen Ablauf, der das digitale Dokument akzeptiert, ohne den Check-in auszubremsen.

Für Hotels und Ferienwohnungen in Spanien ist die Änderung nicht nur rechtlicher, sondern auch operativer Natur. Wenn Sie heute den DNI auf Papier kopieren oder ein Foto per E-Mail anfordern, reicht dieser Prozess nicht mehr aus. Sie brauchen einen Online-Check-in, der Daten, Dokument und Unterschrift vor der Anreise erfasst und die Reservierung für die Rezeption oder den autonomen Zugang bereit macht.

Hotelgest arbeitet bereits mit automatischem Auslesen des Dokuments, MiDNI-QR-Scan und Gesichtsabgleich in der Gäste-WebApp. Der Gast schließt den Vorgang auf dem Handy ab, ohne eine App zu installieren, und Sie erhalten den validierten Meldeschein im PMS.

Was sollten Sie vor April prüfen? Vergewissern Sie sich, dass Ihr PMS den Online-Check-in mit digitalem Dokument unterstützt, dass die Daten ohne manuelles Abtippen in die Reservierung gelangen und dass Einwilligung und Unterschrift nachvollziehbar dokumentiert sind. Wenn Sie mehrere Unterkünfte verwalten, muss der Ablauf in allen Betrieben derselbe sein.

Der Vorteil liegt nicht nur in der Einhaltung der Vorschrift. Ein gut aufgesetzter digitaler Check-in verkürzt Warteschlangen an der Rezeption, erkennt Probleme mit Dokumenten frühzeitig und lässt dem Team mehr Zeit für die persönliche Betreuung, wenn sie nötig ist.