Digitale Schlüssel ermöglichen Gästen den Zutritt zu ihren Zimmern per Handy, NFC-Karte oder PIN-Code und machen physische Schlüssel vollständig überflüssig. Hotelgest integriert Schlösser von Salto KS, TTLock, Tesa, Yacan und weiteren Herstellern und koppelt den Zugang an den tatsächlichen Status jeder Reservierung: Zahlung, Online-Check-in, Reinigung und Check-in-Zeit. Das Ergebnis ist ein kontaktloser Zugang, der Anrufe an der Rezeption um mehr als 60 % reduziert und autonome Anreisen 24 Stunden am Tag ermöglicht, für Hotels, Ferienwohnungen und Betreiber mehrerer Unterkünfte.
Wie es funktioniert
Digitale Schlüssel sind Zugangssysteme, die physische Schlüssel und Karten durch eine Einmal-PIN, eine mobile App oder eine NFC-Karte ersetzen. In Verbindung mit dem Hotelgest-PMS wird der Code je nach Status der Reservierung automatisch generiert und widerrufen: Der Gast kommt nur hinein, wenn er bezahlt und den Online-Check-in abgeschlossen hat, das Zimmer inspiziert ist und die Check-in-Zeit erreicht wurde. Kein Zugang bleibt länger aktiv als nötig.
Bei zugewiesenem Zimmer und aktivem Schloss wird die PIN beim Check-in oder im Vorfeld generiert.
Zu 100 % bezahlt, Check-in erledigt, Zimmer inspiziert und Check-in-Zeit erreicht: Erst dann wird der Zugang freigeschaltet.
Die PIN läuft mit den Reisedaten ab und wird beim Check-out widerrufen, ohne dass Karten eingesammelt oder deaktiviert werden müssen.
Moment 01 · Vorbereitung
Sobald das Zimmer zugewiesen und das Schloss im Store aktiv ist, wird der Code beim Check-in oder vorab mit dem Pre-Check-in für späte Anreisen generiert.
Moment 02 · Rezeption
Mit „Türen öffnen“ generieren oder rufen Sie die PIN ab und öffnen aus der Ferne die Tür zum Zimmer oder zu den Gemeinschaftsbereichen. Derselbe Code erscheint im Ankunftsbericht.
Moment 03 · Gast
In der Gäste-WebApp erscheinen die kopierbare PIN und die Fernöffnung nur, wenn die Reservierung bezahlt, der Online-Check-in abgeschlossen, das Zimmer inspiziert und die Check-in-Zeit erreicht ist.
Moment 04 · Zonen
Sie konfigurieren öffentliche und private Türen, gruppieren Zugänge nach Zonen und definieren vererbte Türen: Beim Öffnen des Zimmers öffnen sich nacheinander die verknüpften Gemeinschaftsbereiche, auch wenn sie an einen kostenpflichtigen Artikel gekoppelt sind.
Moment 05 · Abreise
Mit dem Ende des Aufenthalts funktioniert die PIN nicht mehr, ohne dass jemand etwas einsammeln oder deaktivieren muss. Weniger unnötig aktive Schlüssel, weniger Fehlerquellen.
Moment 06 · Betrieb
Jede Unterkunft hat ihre eigenen Türen, Integrationen und Berechtigungen. Sie legen pro Rolle fest, wer Türen öffnen darf, und betreiben mehrere Apartments oder Gebäude über dasselbe Konto.
Wenn das Telefon nicht mehr klingelt
Der kontaktlose Zugang beseitigt die häufigsten Reibungspunkte bei der Anreise: Der Gast muss nicht über die Rezeption gehen, ist nicht von den Zeiten der Schlüsselübergabe abhängig und kann keine physische Karte verlieren. Laut Branchendaten bevorzugen 78 % der Reisenden, ihr Zimmer betreten zu können, ohne am Tresen zu warten. Mit im PMS integrierten digitalen Schlüsseln wird jede Anreise – auch späte oder autonome – ohne Eingreifen des Teams abgewickelt.
Verspätete Anreise
„Wir kommen um elf Uhr abends an – wie kommen wir rein?“
Beim Pre-Check-in wird die PIN mit ihrem Gültigkeitsfenster im Voraus für verspätete oder autonome Ankünfte generiert.
Code
„Können Sie mir den Code noch einmal geben?“
Die kopierbare PIN und die Fernöffnung befinden sich in der Gäste-WebApp und stehen bereit, sobald die Reservierung so weit ist.
Gemeinschaftsbereiche
„Und wie öffne ich den Hauseingang?“
Mit vererbten Türen öffnet das Öffnen des Zimmers nacheinander den verknüpften Hauseingang, den Aufzug oder den Parkplatz.
Abreise
„Wo hinterlassen wir die Schlüssel?“
Nirgends. Die PIN läuft mit den Daten der Reservierung ab und wird beim Check-out automatisch widerrufen.
Sicherheit
„Wer kommt da sonst noch hinein?“
Niemand kommt an den Regeln vorbei: Reservierung bezahlt, Check-in durchgeführt, Zimmer inspiziert und Check-in-Zeit erreicht.
Rollen und Berechtigungen
Die native Integration von Hotelgest mit den wichtigsten Schlossherstellern – Salto KS, TTLock, Tesa (Assa Abloy), Yacan Smart, Danalock und Homeit – bedeutet, dass der Zugang direkt aus der Reservierung heraus verwaltet wird, ohne zwischengeschaltete Plattformen oder parallele Konfigurationen. Mehr als 110 Berechtigungen pro Modul, Aktion und Unterkunft stellen sicher, dass jede Rolle im Team (Rezeption, Housekeeping, Geschäftsleitung) genau die Zugriffsebene hat, die sie braucht, und dass jede Öffnung in der Reservierungshistorie protokolliert wird.
Mehr als 110 Berechtigungen pro Modul, Aktion und Unterkunft. Von der Geschäftsführung bis zur Reinigung bringt jede Rolle ihren bereits definierten Umfang mit.
Sie passen jede Rolle Schalter für Schalter an: Die Rezeption kassiert und öffnet Türen, berührt aber nicht die Einstellungen.
Der Schlüssel wird generiert, verwendet und widerrufen, mit seinem Verlauf in der Reservierung. Wenn etwas nicht stimmt, sehen Sie, wer es wann getan hat.
Zutritt ohne Kartenverlust
Es geht nicht nur darum, eine Tür zu öffnen. Es geht darum, Zugänge mit Regeln zu erzeugen, sie mit der Reservierung und dem Reinigungsstatus zu verknüpfen und sie pro Unterkunft und Rolle zu steuern.
Weiter entdecken
Autonome Anreise ohne Rezeption, mit der Gäste-WebApp.
Funktion ansehenDie Tür öffnet sich nur, wenn das Zimmer inspiziert ist.
Funktion ansehenDie Tür öffnet sich nur bei bezahlter Reservierung: Zahlungen und Kautionen über denselben Link.
Funktion ansehenFAQ
Häufige Fragen vor der Demo-Anfrage.
Hotelgest in Zahlen
22.044
verwaltete Zimmer
Stand August 2026
Nächster Schritt
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Persönliche Demo
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